Hjärnarps OL

Nya-loggan

Policy för
Hjärnarps OL

Uppdaterad 2021-11-11

Hjärnarps policy ska ses som ett levande dokument och kan därför komma att ändras. Vi ber därför alla medlemmar att med jämna mellanrum uppdatera sig på detta dokument och ta del av de förändringar som skett.

Innehållsförteckning

Alkohol och droger

Medlemmar i Hjärnarps OL ska bedriva en aktiv ungdomsverksamhet inriktad mot motion, orientering och skidor mot ett sunt liv. Vid valda tillfällen, dock minst en gång årligen ska ungdomarna informeras om den skadliga inverkan som alkohol och droger har på kroppen samt de prestationsförsämringar som dessa åstadkommer. Det åligger samtliga vuxna medlemmar att aktivt delta i denna information samt föregå med gott exempel. Vid misstanke om användande av prestationshöjande medel eller droger hos ungdom har medlemmar och ytterst styrelsen ansvar att vidta åtgärder.

 

Riktlinjer för informationskanaler

Översikt

Denna rubrik innehåller information och riktlinjer kring de olika informationskanaler som finns inom Hjärnarps OL. Informationen bör alla som hanterar en eller flera av Hjärnarps OL´s informationskanaler ta del av för att innehållet ska bli korrekt och enhetligt. Informationen är framtaget av informationskommittén i samråd med styrelsen.

 

Om informationen uppdateras eller någon ändring görs ska en anteckning göras i tabellen nedan.

 

Versionshistorik

Datum

Namn

Kommentar

20220109

Erica Höst

Dokumentet skapas

 

 

 

 

Sociala medier 

I dagsläget har Hjärnarps OL en Facebooksida.

 

Ansvariga

Det finns Administratörer och Redaktörer som har hand om Facebooksidan. Det ska vara relevanta personer som har dessa roller. Administratörer och redaktörer bör ses över och uppdateras en gång per år av styrelsen.

 

Finns det personer som vill göra ett inlägg men inte har tillgång till Hjärnarps OL´s Facebooksida kan man ta kontakt med någon av administratörerna, redaktörerna eller informationskommittén.

 

Riktlinjer

    • Varje kommitté ansvarar för att relevanta uppdateringar sker för de träningar och aktiviteter som kommittén gör och arrangerar. Tävlingar och andra aktiviteter som inte är bundna till en kommitté (till exempel tävlingar) görs enligt överenskommelse med administratörer/redaktörer alternativt att bilder och inlägg skickas via informationskommittén.
    • På Facebooksidan får annonseringar samt löpande information från klubbens verksamhet publiceras.
    • Inlägg ska följa Hjärnarps OL´s riktlinjer och värderingar.
    • Bilder som publiceras där ansikten tydligt syns och kan identifieras ska ha godkännande från berörda personer.
    • Inga rena kallelser till träningar ska finnas på våra sociala medier – dessa håller vi till vår hemsida.
    • Administratörer/redaktörer ska inte reagera på egna inlägg som Hjärnarps OL. Detta gör man från sitt privata konto.
    • Alla administratörer/redaktörer hjälps åt att svara på eventuella kommentarer där svar behövs.
    • Meddelande får inte öppnas om man inte har som avsikt att svara på dessa. Öppnas ett meddelande måste man svara, men det går bra att hänvisa frågan vidare till annan administratör/redaktör. När man svara skriver ska man under med sitt namn.
    • Om möjligt ska inlägg spridas ut och flera inlägg bör inte publiceras samma dag.

 

Mail

Riktlinjer

    • Samtliga mail ska vara skrivna på ett tydligt och strukturerat sätt med ett vårdat och korrekt språk, tänk på att du representerar klubben. Texten ska vara saklig och inte onödigt lång.
    • Rubriken ska tydligt förklara vad mailet handlar. T.ex. ”Klädförsäljning 2021” eller ”Nyhetsbrev November”.
    • Bilder får användas i mail men då ska klubbens regler för bilder följas.
    • Alla mail avslutas med ”Hjärnarps OL” och eventuellt ”skrivet av” eller liknande text.

Massmail kan skickas på två sätt till klubbens medlemmar, nyhetsbrev eller riktat mail, se nedan.

 

Nyhetsbrev

Nyhetsbrevet kommer ut en gång i början varje månad och kallas då “Hjärnarpsorienterarna” samt aktuell månad och år. Till exempel nyhetsbrevet som skickas ut i början på november kallas “Hjärnarpsorienterarna November 2021”. Samtliga medlemmar kan skicka in information som ska vara med i nyhetsbrevet. Detta måste skickas till informationskommittén senast den sista dagen i månaden innan och skickats till nyhetsbrev@hghol.se Nyhetsbrevet sammanställs och skickas av informationskommittén. Informationskommittén är också ansvarig för innehållet i nyhetsbrevet, vilket innebär att dom kommer kontrollera innehållet, stavningen och strukturen på information. De har även rätt att neka information att komma med i nyhetsbrevet.

 

Riktat mail

Riktat mail används när informationen inte kan vänta med att skickas i nyhetsbrev eller när informationen bara ska gå till en specifik grupp inom klubben. Sådana mail får endast skickas av styrelsen utsedda medlemmar och därför skicka information som ska gå som riktat mail till adressen utskick@hghol.se. Styrelsen är ansvarig för innehållet i mailet, vilket innebär att dom kommer kontrollera innehållet, stavningen och strukturen på information. Dom har även rätt att neka information att skickas.

 

Hemsida

Hjärnarps OL har en hemsida som främsta skyltfönster utåt och all information vi vill nå ut med till allmänheten ska i första hand ligga där. Hemsidan är den vanligaste informationskanalen när nya medlemmar, sponsorer eller andra intressenter vill söka information om föreningen eller de träningsutbud som finns i föreningen. Det är därför viktigt att vi håller vår hemsida uppdaterad och intressant. Hemsidan sköts av styrelsen utsedda personer.

 

Riktlinjer

    • Information som läggs på hemsidan ska vara skrivet på ett tydligt och strukturerat sätt med ett vårdat och korrekt språk.
    • Bilder bör användas i inlägg för att förhöja upplevelsen men ska följa klubbens regler för bilder.

 

Bilder

Alla bilder som används i publikationer måste följa reglerna nedan.

 

Regler


    • Följs upphovrättslagen för bilden, vem äger bilden och får den användas? Om det finns en osäkerhet kring detta ska inte bilden användas. Det behöver inte stå i publikationen vem som har upphovsrätten till bilden men vi ska kunna ta fram den informationen.
    • Om det är möjligt att identifiera personer på bilden ska dessa ha givit sitt samtycke att bilden används i publikationer. För barn och ungdomar under 18 år ska föräldrarna ge samtycke.
 

Trafik

Medlemmar ska under resor som sker gemensamt med klubben till träningar, tävlingar, läger mm. resa under ett så trafiksäkert sätt som möjligt. Därför ska följande punkter följas så långt som det är möjligt.  

 

Förare av motorfordon

Ska ha haft körkort för det aktuella fordonet minst tre år om inte passagerarna endast består av nära släkt. Föraren ska under resa köra enligt gällande trafikregler och anpassa sin körning så att resan sker trafiksäkert. Vid längre resor (restid mer än fyra timmar) ska det finnas två förare så att byten är möjliga. Föraren ska vara väl utvilad innan avresa och inte var påverkad av alkohol eller mediciner som påverkar förarens förmåga att köra trafiksäkert. Det är föraren som har yttersta ansvaret för att alla använder bilbälten.

 

Föraren ska inte skicka eller läsa SMS under färden, och bör undvika att tala i telefon då dessa moment bidrar till en säkerhetsrisk.

 

Passagerare

Ska under hela resan använda bilbälte samt uppföra sig på ett sätt så att föraren inte distraheras. 

 

Fordonet

Godkänt att framföra i trafik och ha giltig försäkring, godkända däck och ha fungerande säkerhetsbälte för alla passagerare.

 

Cykling

När vi cyklar och är under 15 år ska hjälm användas och över 15 år bör hjälm användas. Ledare ska föregå med gott exempel och ska därför helst använda hjälm. Vid mörker ska ljus finnas och användas på cykeln.

 

 

Klädsel

Tävling

Alla medlemmar i Hjärnarps OL som vid tävling representerar klubben ska i möjligaste mån följa detta:

    • använd av klubben godkänd tävlingströja (senaste modellen).
    • håll tröjan hel och ren. Sponsortrycken ska synas. Tänk på våra sponsorer.
    • använd klubbjacka eller klubbtröja vid prisutdelning.

Träning

Vid orienteringsträning ska alltid heltäckande klädsel användas.